Check-in, check-out y el silencio en las reuniones

12:57 Visi Serrano 0 Comments

En nuestro trabajo pasamos mucho tiempo reunidos. Percibimos muchas de las reuniones como poco productivas y nos sentimos frustrados porque:
  • no sabemos exactamente cuál es el propósito de la reunión, 
  • no la valoramos relevante para nosotros y
  • y porque estamos ensimismados en conversaciones privadas (internas) y distraídos con otros temas no relacionados con el encuentro que nos dificultan estar concentrados en la tarea. 
Si nuestras expectativas no están alineadas con el propósito de la reunión difícilmente podemos mantener debates sinceros, resolver problemas, tomar decisiones y generar compromisos.

Los procesos de check-in (introducción o ritual de entrada) y check-out (cierre o ritual de salida) son herramientas que permiten aumentar la productividad de las reuniones de trabajo. Supone invertir unos primeros minutos de calidad al inicio del encuentro para establecer un contexto compartido que incluye los objetivos de la reunión y la información contextual relevante. Estos procesos ayudan a crear un ambiente mucho más productivo para tener conversaciones de calidad. Además, mediante la apertura y cierre de las reuniones y la escucha respetuosa, todo el mundo tiene la oportunidad de ofrecer su opinión y percepciones y escuchar las de otras personas. 

Tanto el check-in como el check-out generan muchos beneficios tanto para el individuo como para el grupo: 
  • permite que cada participante esté presente en la reunión, 
  • genera un contexto que hace más efectiva las reuniones, 
  • permite a las personas expresar sentimientos significativos con lo cual se mejora la comunicación y la calidad de las conversaciones y, 
  • se incrementa la confianza, genera un clima de respeto mutuo y reflexión y se mejora la coordinación de acciones.


Al final de muchas reuniones, muchas cosas pueden quedar sin decir. El contenido de estas conversaciones pendientes se infecta y produce una sensación de desconexión y falta de honestidad. Aunque la reunión se terminó, los problemas permanecen abiertos, colgando en el aire. Además, la gente no sabe cómo proceder. No está claro quién se ha comprometido a hacer qué y cuándo. Con el tiempo, se vuelve muy difícil de coordinar acciones y trabajar en equipo, ya que nadie quiere perder su tiempo en reuniones inútiles.


El callar puede ser visto como una competencia o como una incompetencia. En ocasiones dentro de las reuniones de equipo no sabemos callar y ocupamos tiempos de hablar de otros miembros del equipo. En otras no hacemos públicas determinados pensamientos (conversaciones privadas) y/o no hay coherencia entre lo que pensamos y verbalizamos. Si un equipo de trabajo en sus reuniones ha superado esta incompetencia funciona de tal manera que la brecha entre lo que se dice y lo que se piensa es mínima, hay CONFIANZA.

Profundizar en estas rutinas defensivas implica conocernos más a nosotros mismos, porque no decimos ciertas partes de nuestra conversación privada, que efectos esto tiene en nuestras relaciones, personales y laborales, cómo afecta nuestra comunicación interpersonal. Un concepto que nos invita a meditar sobre nosotros y los otros.

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